Solusi Efektif Melindungi Data Rekrutmen Di Era Digital

Keamanan data rekrutmen menjadi hal paling krusial dalam proses penyaringan SDM berkualitas, sebuah bisnis dengan citra proteksi buruk akan sulit mendapatkan kandidat berkualitas. Oleh sebab itu penting bagi sebuah perusahaan meningkatkan keamanan data yang dimiliki, terutama untuk informasi pribadi atau file penting perusahaan.

Namun tentu saja membuat sistem proteksi data tidak semudah yang Anda bayangkan, butuh penerapan protokol berlapis dengan bantuan sistem dan teknologi yang mumpuni. Selain banyaknya tantangan yang Anda hadapi, ada banyak hal yang harus Anda siapkan. Lalu adakah solusi mudah untuk masalah ini? Jawabannya bisa Anda temukan dalam artikel berikut ini!

Pentingnya Keamanan Data Rekrutmen

Dalam era digital, data rekrutmen sering kali menjadi target pencurian data yang mengancam privasi kandidat. Informasi pribadi seperti alamat, nomor telepon, dan pengalaman kerja sangat berharga tidak hanya untuk finansial tapi juga keselamatan kandidat.

Tidak hanya itu masalah penyalahgunaan data, juga akan mencoreng citra perusahaan yang sudah Anda bangun dengan susah payah. Risiko penyalahgunaan data yang besar ini, mengharuskan Anda bekerja lebih keras dengan menerapkan penanganan dan penanggulangan keamanan data. 

Pada kasus proses rekrutmen para kandidat yang mempercayakan dananya kepada perusahaan, memiliki hal untuk penggunaan dan pengolahan data yang bijak. Sehingga melindungi data rekrutmen bukan hanya kewajiban moral, tetapi juga legal. 

Menurut Human Right Watch, bahkan negara maju telah menerapkan regulasi yang ketat, seperti peraturan perlindungan data GDPR yang berlaku di Eropa. Inti peraturan ini menyatakan adanya tuntutan dan keharusan, dimana perusahaan harus mampu melindungi informasi kandidat. 

Kegagalan dalam melindungi privasi kandidat bisa mengakibatkan denda yang besar dan sanksi hukum yang berat, sehingga berpotensi menimbulkan kerugian yang besar. Jadi, penting sekali bagi perusahaan untuk menerapkan sistem keamanan data rekrutmen yang efektif dan terpercaya.

Tantangan Dalam Keamanan Data Rekrutmen

Setiap perusahaan pasti menghadapi tantangan dalam menjaga keamanan data rekrutmen. Tantangan ini bisa sangat beragam, setidaknya jika Anda simpulkan ada beberapa masalah utama seperti:

1. Pengelolaan Data Kurang Maksimal

Banyak perusahaan memberikan akses data rekrutmen kepada berbagai pihak tanpa pengaturan yang jelas, tanpa adanya sistem atau bahkan masih menggunakan cara konvensional. Selain sangat tidak efektif, cara ini akan sangat rawan yang berpotensi menimbulkan risiko akses yang tidak terkendali. 

Semakin banyak orang yang bisa mengakses data, semakin tinggi pula kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaanya. Oleh karena itu, perusahaan perlu membatasi akses hanya kepada pihak yang berwenang dan relevan dalam proses rekrutmen.

2. Serangan Siber dari Pihak Eksternal

Serangan siber juga menjadi ancaman nyata yang terus menghantui rekrutmen dan perusahaan terkait. Hacker kerap menargetkan data pribadi kandidat karena informasi ini memiliki nilai jual tinggi di pasar gelap. 

Sulitnya lagi adalah terdapat banyak metode asing, seperti phishing, malware, atau serangan brute force yang butuh pencegahan dan sistem keamanan kuat. Jika perusahaan tidak memiliki proteksi berlapis atau sistem keamanan yang mumpuni, tidak hanya data rekrutmen, file penting perusahaan dan citra perusahaan bisa hancur.

3. Kurangnya Kesadaran Pihak Terkait

Tim HR menjadi salah satu sosok paling bertanggung jawab dalam pengelolaan data rekrutmen, sehingga butuh adanya kesadaran penuh dalam manajemen data ini. sayangnya masih banyak tim HR yang tidak menyadari pentingnya proteksi data dalam proses rekrutmen. Penggunaan perangkat pribadi yang tidak aman atau menyimpan file penting di platform yang rentan, bisa menjadi celah keamanan dan kesempatan emas bagi para hacker. 

4. Salah Memilih Platform 

Keputusan menggunakan platform digital memang jadi solusi yang sangat efektif, sayangnya tidak semua platform menyediakan keamanan yang terjamin. Masih banyak platform yang hanya mengunggulkan fitur dan solusi kecepatan kinerja, namun jika sistem keamanannya masih pakai bawaaan server rasanya masih kurang terjamin.

Masih banyak platform yang tidak memiliki enkripsi atau kontrol akses yang baik, sehingga kerentanan terhadap pencurian data masih sangat besar. Pemilihan platform rekrutmen sangat mempengaruhi efektifitas dan keamanan data dari pelamar dan juga kelangsungan bisnis.

Solusi Penerapan Keamanan Data Rekrutmen yang Tepat

Untuk meningkatkan keamanan data pribadi para pelamar, ada beberapa pendekatan cermat yang bisa Anda lakukan seperti:

1. Kebijakan Akses 

Demi mengurangi risiko kebocoran data, perusahaan perlu membatasi akses berdasarkan otoritas yang dimiliki pengguna. Anda harus menetapkan siapa saja dan apa saja yang dapat di akses, kepada pihak dengan penilaian yang objektif dan relevan. 

Penting untuk mengimplementasikan sistem kontrol akses berbasis otoritas, di mana pemangku jabatan tertinggi atau pihak berwenang yang dapat mengatur akses admin sesuai kebutuhan. Hal dapat meminimalisir potensi penyalahgunaan data oleh pihak internal atau menghindari human error.

2. Gunakan Enkripsi Data yang Kuat

Enkripsi juga menjadi kunci utama dalam menjaga keamanan data rekrutmen, karena dapat memastikan semua lalu lintas data melalui protokol keamanan terenkripsi dengan algoritma yang kuat. Dengan menerapkan enkripsi, pembobolan informasi akan lebih sulit karena sistem akan mengecoh hacker dengan memberikan alamat yang sudah dirubah.

3. Terapkan Two-Factor Authentication (Autentikasi Ganda)

Sistem 2FA atau autentikasi ganda cukup efektif membantu meningkatkan keamanan akun rekrutmen perusahaan, karena pengguna harus memasukkan kode resmi yang dikirim secara realtime. Proses autentikasi umumnya menggabungkan verifikasi password dan kode autentikasi melalui ponsel atau email terdaftar.

Hal ini akan memastikan bahwa hanya pengguna yang terverifikasi yang dapat mengakses data rekrutmen. Selain itu penembusan untuk data dengan sistem 2FA terbilang cukup baik dan susah dibobol oleh hacker.

4. Tingkatkan Kesadaran Keamanan Data Tim HR

Karena tim HR memiliki wewenang dan tanggung jawab besar pada keamanan data rekrutmen, Anda harus menyuntikkan kesadaran lebih dengan memberikan edukasi rutin dan pelatihan. Sangat penting untuk meningkatkan kesadaran tim HR, mengingat jabatan ini bersinggungan langsung dengan data pelamar. 

5. Memilih Platform Rekrutmen yang Terpusat dan Aman

Gunakan platform rekrutmen terpusat yang sudah terbukti memiliki fitur keamanan tinggi, seperti Rekrutiva. Platform ini menyediakan kontrol akses yang ketat, enkripsi data, serta pemantauan aktivitas pengguna, dengan antarmuka yang clean dan mudah digunakan. Selain itu, platform terpusat seperti ini memungkinkan manajemen data lebih mudah dan efisien, sehingga meningkatkan akurasi pemilihan SDM berkualitas.

6. Audit dan Monitoring

Lakukan audit rutin untuk memantau aktivitas akses data, tentunya tiap divisi atas wajib melakukan monitoring pada struktur di bawahnya. Dengan cara ini perusahaan dapat meminimalisir risiko kecurangan dan pelanggaran. Dengan penanganan awal yang cepat, risiko yang lebih besar dapat ada cegah sebelum menimbulkan kerugian.

Melindungi data rekrutmen bukanlah opsi, melainkan keharusan dari setiap perusahaan yang menyelenggarakan penyaringan tenaga kerja. Ancaman keamanan data yang semakin nyata dan kompleks, membuat perusahaan dan tim HR harus memutar otak dan menerapkan langkah-langkah keamanan terbaik. 

Solusi efektif seperti enkripsi data, kontrol akses, dan penggunaan platform terpusat yang aman bisa menjadi jawaban atas masalah ini. Dengan begitu perusahaan dapat meminimalisir risiko yang mungkin terjadi sebelum menghadapi kerugian besar, baik secara finansial maupun reputasi.

Anda juga bisa memilih platform rekrutmen berpengalaman, dengan keamanan yang lebih terjamin seperti Rekrutiva. Dengan pengalaman lebih dari 10 tahun, Rekrutiva berhasil memberikan perlindungan data yang komprehensif dan terus berkembang sesuai regulasi yang ada.

Jaga privasi kandidat dan patuhi regulasi dengan solusi rekrutmen terpusat dari Rekrutiva. Tingkatkan keamanan data rekrutmen Anda dengan teknologi yang mudah dikelola dan sudah terjamin dari tahun ke tahun. Mahal? Tidak juga, Anda bisa cek info lengkapnya di sini!